Agent(e) de soutien administratif et réceptionniste – remplacement d’un congé de maternité

La titulaire de ce poste relève directement de la directrice des finances et assure l’accueil, le soutien administratif général, certaines fonctions financières liées à la taxation et à la facturation, ainsi que les communications municipales.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Assurer l’accueil des citoyens (en personne, par téléphone et par courriel), fournir les renseignements généraux et diriger les demandes vers les services appropriés.
• Effectuer diverses tâches administratives et de bureau, incluant le classement, la gestion des boîtes d’archives, la préparation et l’expédition du courrier ainsi que la production de documents.
• Recevoir et enregistrer les plaintes et requêtes, les transmettre aux services concernés et produire les rapports requis.
• Assurer le soutien administratif en matière de taxation et de facturation : renseignements aux contribuables, changements d’adresse, émission et vérification des états de compte, facturation (incluant les droits de mutation) et signalement des ajustements requis à la directrice des finances.
• Assurer certaines fonctions financières, incluant la gestion de la petite caisse, les encaissements et dépôts ainsi que le traitement des paiements en ligne (SIPC).
• Effectuer la saisie des factures fournisseurs et apporter un soutien aux comptes à payer, au besoin.
• Collaborer à la préparation des dossiers pour les vérificateurs, en collaboration avec la directrice des finances.
• Participer aux rencontres de planification des communications municipales.
• Rédiger, planifier et publier du contenu informatif sur les réseaux sociaux municipaux (notamment Facebook).
• Concevoir, scénariser et réaliser des montages vidéo expliquant les services, projets et règlements municipaux.
• Effectuer toute autre tâche connexe en collaboration avec la direction des finances.